כנסים ותערוכות בעידן הדיגיטאלי:

28.08.2015 / 06:42:39

טיפים כללים להתנהלות יעילה

תמי לנצוט ליבוביץ

היום אני כותבת לכם מעיר הבירה של ארה"ב, וושינגטון. הגעתי לכאן כדי להתארח בכנס של ארגון בינלאומי של AICI לנימוסים, נוהג ותדמית, כנס בו מבקרים חברים מרחבי העולם כדי לדון, ללמוד וגם להכיר, איך אפשר בלי נטוורקינג עם קולגות מהתעשייה. הביקור כאן גרם לי להביט אחורה בקריירה שלי ולחשוב על השנים בהן ביקרתי בכנסים ותערוכות, ולהבין עד כמה העולם הזה השתנה – אם פעם היינו נעזרים במפות אירוע, היום לכל כנס רציני יש אפליקציה משל עצמו עם אפשרויות ניווט מפותחות. אם פעם לוחות זמנים לשיעורים והרצאות היו מודפסים מראש ומחולקים במקום, היום ניתן לסנכרן את הלוח עם המכשירים הניידים שלנו ולקבל התראות מראש ובמהלך האירוע. יותר מכך – כיום יש גם אופציות חברתיות להכיר ולהתחבר דרך האפליקציה הסגורה לאנשים המבקרים בכנס. אך למרות התפתחות הטכנולוגיה, החשיבות של הקשר הראשוני, נימוסים מתאימים ודרכי התנהגות נכונים לכנסים היא עדיין משמעותית וקריטית להצלחה ולהישגים איתם תצאו מהאירוע. המחשבה על הקשרים הנוצרים ונוצרו בכנסים העניקו לי השראה לכתיבת כללים המיועדים במיוחד למבקרים ולמרצים בכנסים ואירועים מקצועיים,

 נסו בעצמכם בכנס הבא שלכם!

למבקרים בכנס:

• הגיעו מוכנים! עם אקסטרה בטריה וכבלים למקרה חירום, מטענים מכל הסוגים וכו' – אל תיתפסו לא מוכנים! אם תראו מבולגנים ומפוזרים, ללא בטריה וללא ציוד, תשאירו רושם לא מאורגן ולא מקצועי.
• אל תשתמשו ברשת האינטרנט של האירוע על מנת להוריד קבצים גדולים מדי, הרשתות הללו ידועות כרשתות איטיות במיוחד, אז היו טובים לחבריכם לכנס והימנעו מעומס על הרשת. אם אתם צריכים קובץ לעבודה בכנס, דאגו להוריד אותו כדי שלא תיתקעו ברגע האחרון ללא מידע או קובץ חיוני.
• התלבשו בהתאם! הלבוש שלכם משדר המון בכנסים ויאפשר לכם להעביר מידע על עצמכם בקלות. לפי אופי הכנס, בחרו לבוש מקצועי ומרשים. אם תראו טוב גם תרגישו בטוחים ותרגישו נוח יותר ליצור קשרים חדשים וליזום שיחות שיכולות להוביל להזדמנויות.
• נא לכבות מכשירים ניידים, מחשבים ולפטופים. מכשירים רועשים בזמן פאנלים והרצאות מפריעים לסביבה כמובן אך גם משדרים זלזול וחוסר תשומת לב לפרטים.
• שים לב לסביבתך ונצל הזדמנויות – גש לשבת בשולחן בו יש קולגות רלוונטיים או הצע כיסא ריק בהרצאה למישהו שתר אחר מקום פנוי. יחס מקצועי ואדיב לסביבה ישדר גישה חיובית ויפתח דלתות לקשרים מעניינים.
• שמור את הכרטיס ביקור שלך במקום זמין, היה מוכן לשלוף אותו בפגישה זריזה ובעת הצורך. לטיפים מעניינים לשימוש בכרטיס ביקור בעסקים, אתם מוזמנים לבלוג שלי לכתבה בנושא באתר: http://bit.ly/BusinessCardsIsrael
• בסופו של כל ערב של הכנס, צרו קשר ראשוני עם האנשים שהכרתם והחלפתם פרטים. בדרך כלל שמחכים עד סוף ימי הכנס, מאבדים את המומנטום הראשוני ואף מתבלבלים בין השיחות אחרי שעות ארוכות של נטוורקינג. תמיד עדיף להוסיף למייל או להודעה תזכורת על השיחה ביניכם או פרט שיזכיר לאדם את השיחה ביניכם כדי לשדר תחושה טבעית ונעימה שתוביל להמשך הקשר, במיוחד כאשר אתם חלק מכמות לא מבוטלת של מיילים שאנשים מקבלים בימי התערוכה.

כללים למרצים ודוברים בכנס:

• בדקו את עצמכם פעם ופעמיים לפני העלייה לבמה, וודאו שאתם נראים מסודרים ורעננים. אם אתם אחרי נסיעה ארוכה, דאגו לשתות מספיק מים כדי לשמור על עצמכם עירניים וממוקדים ולהימנע מסימני עייפות.
• הרגישו חופשי להוסיף את השמות של חשבונות המדיה החברתית שלכם למצגות בצורה עדינה, במיוחד לינקדאין, טוויטר ועוד. כל חשבון במדיה חברתית שיש בו מידע מקצועי שיוכיל להועיל לקהל שלכם הוא רלוונטי ויעזור למבקרים ומאזינים לאתר אתכם בקלות ברשת.
• שאתם על הבמה – היו שחקנים! ספרו סיפור, אף פעם אל תקריאו ישר מהמצגת וזכרו -  הכלל של הרצאה טובה הוא 50% בידור ו-50% מידע!
• כדי להתייחס לזמן של הקהל והמרצים האחרים, בצעו חזרות כדי לוודא שאתם עומדים בלוח הזמנים. אל תעמיסו יותר מדי כדי שלא תראו נמהרים ומבולבלים, בדרך כלל כל שקף במצגת שווה שישים שניות של דיבור, השתמשו בזמן שלכם בחוכמה ותכננו את הזמן כראוי כדי שתהיו ותיראו נינוחים.

עונת התערוכות והכנסים נפתחת בשבועות הקרובים, מקווה שהכללים שלי יעזרו לכם בניצול הזדמנויות ויצירת קשרים עסקיים חדשים ומעניינים!

לעוד כתבות בנושא כללים נכונים בעולם האירוח והעסקים, אתם מוזמנים לאתר שלי, שם תוכלו ליהנות מהבלוג שלי בנושא נוהג והתנהלות נכונה בחברה, בפוליטיקה ובעסקים: TLL.CO.IL.