חשיבות כרטיס הביקור בחברה, בעבודה ובעסקים.

כרטיס ביקור כחלק מתדמית אישית

31.05.2016 / 17:56:45

חשיבות כרטיס הביקור בחברה ובעסקים בעידן המודרני

מאת: תמי לנצוט ליבוביץ

כרטיס ביקור הוא הבסיס לכל קשר עסקי, חברי או ציבורי. ממנו מתחילים הדברים לקרות. למרות חידושי הטכנולוגיה הרבים אין לו תחליף ונראה כי אינו עומד לחלוף מן העולם. כרטיס הביקור הוא החתימה הייחודית האישית שלכם בעולם העבודה, העסקים והעולם החברתי שבעידן המודרני הפכו לתחרותיים, דינמיים ויצירתיים.עולם שמבוסס על הזדמנויות עסקיות וחברתיות רבות הנקרות בדרכנו בכל שעה ובכל מקום, אך מה שמאפיין אותן שהן לא נוהגות לחזור.בעולם הזה, שבו אתם המשווקים האישיים של עצמכם 24 שעות ביממה, 365 יום בשנה,עולם עמוס וגדוש בהזדמנויות שאינו מכיר את המושג "מחר", כרטיס הביקור הוא פריט חובה. כל מפגש אנושי, בין שהוא בשפת הים,בסופרמרקט, במעלית או במסיבה רבת-משתתפים, הוא עבורנו, בעל פוטנציאל עסקי.או חברתי. אף אחד מאתנו, גדולים כקטנים, אינו יכול להרשות לעצמו לפספס הזדמנות בטענה לא רצינית כמו: “מצטער/ת, אין לי כרטיס ביקור”.

נשיאת כרטיס הביקור עלינו בכל עת היא עול שאינו כבד במיוחד, ועלינו ליטול אותו על עצמנו, כרטיס הביקור חייב להיות נגיש וזמין בכל שעה ובכל מפגש. כרטיס הביקור הוא גם מקור להנאה ולגאווה, זהו מקום נפלא לתת ביטוי ליצירתיות שבנו, להפגין את טעמנו הטוב ואת כושר ההמצאה שלנו. חובבי הגיוון יכולים להחזיק כמה גרסאות של כרטיסים או לעדכן אותם לעתים תכופות. זכרו שאין זה חשוב כמה נהדר ומרשים הכרטיס שלכם,אין לו כל ערך אם תשמרו אותו במגירה. צאו לבלות באירועים הנכונים, הגישו כרטיסים לאנשים הנכונים, צרו עבורכם הזדמנויות אמתיות תוך שימוש בכלי הזה.

ההתרשמות הראשונה מהאדם שניצב מולכם מורכבת מכמה חלקם המשלימים זה את זה ומשדרים בסופו של דבר רצינות, אמינות ורצון ליצור קשר. כרטיס הביקור הוא החלק השני של ההתרשמות הראשונה מכם ולכן חייב להשלים אותה באותו הסגנון ובאותה השפה ולא להתנגש בסגנון שונה . המטרה של כרטיס הביקור היא לתת את האינפורמציה התקשורתית בצורה הברורה, המהירה והמקצועית והרצינית ביותר.

מה כותבים על כרטיס הביקור?

בעידן המולטימדיה והתקשורת הרב ערוצית, הפרטים האישיים ליצירת קשר מבוססים על שם פרטי ושם משפחה, כתובת דוא"ל ומספר טלפון (בדר"כ הנייד)ליצירת קשר.

בתפקידי ניהול בכירים לא נהוג לרשום את מספר הטלפון הסלולרי על גבי כרטיס הביקור. אם ברצונכם לתת למישהו הרגשה אישית יותר, רשמו את הטלפון הנייד שלכם במקום המיועד לכך על גבי הכרטיס עצמו והוסיפו משפט כגון: “תרגיש חופשי להתקשר אליי בכל שאלה”.

רשימת הלאווים של כרטיס הביקור

כרטיס קרוע, מקומט או מקופל, צריך להישאר בכיס או למצוא דרכו אל הפח. יש לרכוש נרתיק לכרטיסי ביקור שישמור אותם כחדשים.
כרטיס עם שגיאות כתיב, שגיאות במספר טלפון, טעות בכתובת וכיוצא באלו, הוא כרטיס שאין להשתמש בו. בדקו את כרטיסכם לאחר הגהה סופית ולפני הדפסה.
גם כרטיס שיש עליו מחיקות בעט מכל סיבה שהיא - הוא כרטיס פסול.
כשסימני גיל מופיעים על הכרטיס - דהייה, כתמים, הצהבה ושאר מפגעים, עשו לכם כרטיס חדש.
אל תיתנו כרטיס שכתבתם עליו בעבר, גם אם זו הערה שנכתבה בתמימות כי לא היה לכם על מה לכתוב. לעולם אינכם יודעים לידיו של מי יתגלגל הכרטיס.
כרטיס שעליו סיכות, סימני מהדקים, ניקובים או כל רמז לשימוש מוקדם - אין להשתמש בו.
אין לכפות את כרטיס הביקור שלכם על אנשים אחרים. כרטיס ביקור הוא מיני קורות חיים שלכם ולא כל אחד צריך לדעת פרטים אישיים עליכם. תהליך החלפת כרטיסי ביקור אמור להיות טבעי ולא מאולץ.

מפגשי נטוורקינג וכרטיסי ביקור

ביציאה למפגשי נטוורקינג ודאו שיש לכם מספיק כרטיסי ביקור, לעולם אל תצאו בלעדיהם.
מומלץ להחזיק את כרטיס הביקור בכיס כך שיהיה נגיש בעודנו מחזיקים בידנו השמאלית את כוס המשקה. לכן נקדיש מחשבה לז’קט מתאים שרצוי שיהיה בעל שני כיסים, האחד לכרטיסים שלנו והשני לכרטיסים שנקבל.
כלל חשוב: עליכם להיות בררנים בהפצת כרטיס הביקור שלכם. שאלו את עצמכם אם האדם שמולכם באמת צריך ורוצה את כרטיס הביקור שלכם, ואם הוא באמת מבקש ליצור אתכם קשר בעתיד. שאלו את עצמכם גם אם אתם מעוניינים בהמשך הקשר. אם התשובות חיוביות, טקס ההחלפה צריך להיות תכליתי וישיר ביותר. פשוט שאלו: “האם אני יכול לקבל את כרטיס הביקור שלך?”
כשאתם מבקשים למסור את הכרטיס שלכם, פעלו באותו אופן. “הנה כרטיס הביקור שלי.הרגש חופשי להתקשר אלי אם תרצה מידע נוסף”, או “אנא שלח לי את החומר לכתובת המופיעה בכרטיס הביקור. אני מצפה לכך בכיליון עיניים”. כשאתם מעוניינים לחזק קשר עם עמית ותיק, תוכלו לומר: “האם נתתי לך כבר את כרטיס הביקור שלי", או "הנה כרטיס הביקור החדש שלי”.
אם אינכם מעוניינים למסור את הכרטיס, יהיו הסיבות אשר יהיו, אין מנומס לומר זאת באופן ישיר. עדיף לומר: “אני מצטער, אבל נגמרו כרטיסי הביקור שהבאתי אתי היום או "לדאבוני שכחתי להביא עמי כרטיסי ביקור”.קבלו את כרטיס הביקור שלהם בצורה מכובדת.
הפרוטוקול לא מחייב החלפת כרטיסים עם כל אחד שאנו משוחחים, ולכן הנוהג של מתן הכרטיס הוא בסיום המפגש ולא בתחילתו. יש לנו בהחלט את הזמן להחליט האם אנו רוצים ליצור קשר עם אותו אדם.
יש לבדוק את הכרטיס לפני ההגשה ולוודא שהוא אכן שלנו ונקי מהערות הכתובות בכתב יד.
כשנותנים או מקבלים כרטיס ביקור, זה בהחלט אינו מחייב אתכם להמשך קשר עם אותו אדם. קחו כל כרטיס ביקור שמוצע לכם,אחר כך תחליטו אם לעשות בו שימוש או לא.
כשאתם מקבלים כרטיס ביקור, התנהגו כאילו קיבלתם מתנה. אמרו תודה והביטו בכרטיס לפני שאתם מכניסים אותו למקום המיועד. רצוי להגיב בהערה כלשהי על הכרטיס או על המידע שבו, למשל: “אני רואה שהמשרד שלך ממוקם ב... זה לא ליד בניין המשרדים החדש ש.. ","הכרטיס שלך מרשים מאוד” או חזרו על שם האדם.

בפגישה יזומה וקבועה מראש

בפגישה יזומה יש לתת את כרטיס הביקור בתחילת המפגש, (בניגוד למפגש אקראי שבו נותנים את כרטיס הביקור בסוף המפגש.)
יש לזכור שהכרטיס הוא בפירוש כלי שנועד ליצור אינטראקציה ועליכם להשתמש בו לשם כך, כדי להפיק ממנו את המקסימום. אם בעליו של הכרטיס עמל עליו כהלכה, הוא במכוון מכיל פריטי מידע שנועדו להוות בסיס לשיחה. ולכן את כרטיס הביקור נותנים בתחילת הפגישה ולא בסופה.
במידה ונמצאים משתתפים נוספים נותנים לכל משתתף בנפרד את כרטיס הביקור.

ולסיום, מה עושים עם כרטיס הביקור שקיבלנו?!

השלב הראשון שעליכם לעשות הוא לעדכן את רשימת אנשי הקשר שלכם ולסווג את האנשים שהכרתם בקטגוריות המתאימות להם )כגון: לקוחות פוטנציאליים, חברים חדשים,שיתופי פעולה עתידיים וכולי(.

השלב השני הוא לשלוח *מייל אישי לאחר המפגש. בנוסח הדומה ל: “שלום מישל, שמחתי לפגוש אותך אתמול,נהיה בקשר בנוגע לנושא שדיברנו עליו”.